Табель учета рабочего времени

В целях контроля над сотрудниками и поддержания внутренней дисциплины, на предприятиях организуется учёт рабочего времени. Задача руководства сделать его максимально точным, используя для этого наиболее удобные и доступные методы.

Принятие верных кадровых и управленческих решений невозможно без мониторинга рабочего времени сотрудников. Даже факт того, что отработанное время строго контролируется, повышает производительность труда и сокращает количество опозданий на работу.

Для фиксирования нахождения сотрудников на рабочем месте используется табель учёта рабочего времени. Он ведётся в любой организации независимо от её формы собственности и является обоснованием для начисления заработной платы. Поэтому для его точного заполнения необходимы достоверные сведения об отработанном времени.

Табель заполняется на протяжении всего месяца методом сплошной регистрации. Следовательно, каждый день в ячейке соответствующей дню месяца проставляется обозначение по каждому сотруднику. Специальными символами отмечается явка на работу, или количество отработанных часов, а в случае неявки указывается причина отсутствия. В конце месяца подсчитывается количество отработанных часов или дней по каждому работнику. В соответствии с этим документом производится анализ рабочего времени сотрудников за неделю, месяц или иной промежуток времени.

Табель учёта рабочего времени ведётся кадровиком или руководителями структурных подразделений. В некоторых случаях эту обязанность могут возложить на бухгалтера.

Правила заполнения табеля

Данные в табель учёта рабочего времени вносятся в строгом соответствии со штатным расписанием и принадлежностью сотрудника, какому либо отделу. Для достоверного учёта рабочего времени он заполняется на основании первичных документов. Дни приёма, увольнения и отпуска отмечаются в нём в соответствии с приказом, время болезни фиксируются только при наличии больничного листа, а командировки подкрепляются командировочными удостоверениями. Чтобы заполнить явку или неявку сотрудника, у лица ответственного за заполнение табеля должны быть веские основания. Если причина отсутствия неизвестна, значит, в соответствующей графе проставляется, отсутствовал по невыясненным обстоятельствам (НН).

Табель учёта рабочего времени ведётся в бумажном или электронном варианте, количество отработанных часов проставляется в соответствии с установленным распорядком дня. У лица ведущего учёт отработанного времени должен иметься список сотрудников, по роду своей деятельности имеющих право в течение дня уезжать за пределы предприятия. Учёт времени остального коллектива указывается из фактического пребывания на рабочем месте. И если в маленькой организации контроль нахождения на рабочем месте сотрудников осуществить не сложно, то в фирмах с большим штатом необходимо внедрять новые и современные методы.

Автоматизация учёта рабочего времени

В целях упрощения сбора информации для заполнения табеля предприятия применяют автоматические способы учёта. Существуют различные их варианты, но наиболее простой и эффективный — это использование программного продукта ОфисМЕТРИКА. Это эффективная программа для учета рабочего времени сотрудников.

ОфисМЕТРИКА не требует установки дорогостоящего оборудования, а для её внедрения и работы достаточно существования обычной локальной компьютерной сети. Для сбора информации в программе указывают параметры всех сотрудников. Принадлежность их к структурному подразделению, данные, время работы и обеденный перерыв, а ОфисМЕТРИКА представит вам готовый отчёт для заполнения табеля учёта рабочего времени.

Второе важное назначение программы — это анализ трудовой активности персонала. С помощью этой функции возможно более точное определение фактически отработанного времени. Кроме времени начала и окончания рабочего дня руководитель может посмотреть и проанализировать активность работников. Программа фиксирует, сколько времени человек уделял работе, какие адреса посещал в сети интернет. Ведь возможно, что проведя за компьютером весь день, сотрудник не занимался своей непосредственной работой. Всю информацию ОфисМЕТРИКА формирует в специальные отчёты с построением графиков и диаграмм. Скачать программу для учета рабочего времени можно с официального сайта разработчика.

Использование программы ОфисМЕТРИКА упрощает заполнение табеля учёта рабочего времени, так как даёт возможность для оперативного и точного сбора информации о фактически отработанном времени.