Фотография рабочего дня: объясняем, что это такое и как автоматизировать процесс

Если на предприятии нарушаются дедлайны, не выполняется план и от общего духа коллектива веет демотивацией, руководству необходимо принять меры в короткие сроки. В статье познакомим вас с методом анализа под названием фотография рабочего времени. Расскажем про ее особенности, как сделать и чем этот способ исследований отличается от других. Также приведем примеры образцов бланков и поделимся способом автоматизации процесса.

Что такое фотография рабочего дня: как сделать

Фотография рабочего дня (ФРВ) – это инструмент для наблюдения и изучения рабочих процессов персонала или конкретных кадров в течение суток. Благодаря ФРВ руководитель получает поминутные сведения о том, на что сотрудники тратят свое время на производстве. Под «фотографией» подразумевается сбор статистики деятельности подразделений и конкретных работников:

• независимым нормировщиком с занесением информации в установленный бланк;
• с помощью специального программного обеспечения на ПК.

В первом случае эксперт или группа наблюдателей привлекаются руководителем для замеров показателей ручного труда. Работникам подробно объясняют цели, последствия и период проведения исследования. Из-за психологического фактора, что кто-то следит за профессиональной деятельностью, штатный сотрудник может выполнять свою работу лучше или хуже обычного. Поэтому эксперты проводят с трудящимися более 4-5 дней, чтобы люди привыкли к постоянному наблюдению и стали расслабленнее. Тогда результаты становятся более правдоподобными и объективными.

Во втором случае на компьютеры работников устанавливают программу, автоматически фиксирующую опоздания, серфинг в интернете, выполнение плана и многое другое. Это подходит для офисных организаций, где сложно составить общую картину с помощью стороннего наблюдателя.

Пример фотографии рабочего дня в формате таблице

Виды ФРД

Индивидуальная – анализируется работа конкретного специалиста, а именно: как и на что он тратит каждую минуту в свое рабочее время.

Групповая – исследование временных затрат отдела, подразделения или класса лиц, объединенных одним рабочим процессом. Оценивается согласованность и результативность группы, а также чем занимается каждый трудящийся в течение суток. Найдя брешь в цепочке взаимодействия, можно компенсировать потери продуктивности.

Самофотография рабочего дня – трудящийся самостоятельно составляет отчет. Начальник определяет, какие сведения ему должны предоставить подчиненные – временные затраты на каждую задачу, действие (общение, личные звонки, перерывы и т.д.), ситуации, которые мешают оперативно выполнять работу. Такой подход формирует самодисциплину штатников, но имеет погрешность в объективности. Помимо желания представить себя в выгодном свете, персонал тратит время на переключение между основными задачами и ведением отчетности.

Этапы проведения

1. Подготовка. С руководством определяется вид фотографии, чем и сколько должны заниматься сотрудники согласно договору. На этом шаге формируется табель в бумажном или цифровом виде, в который будут вносить информацию в течение смены трудящихся.

2. Наблюдение. Несколько дней эксперты фиксируют начало и конец всех операций работника с точностью до 1 минуты. Каждое действие оформляется отдельным пунктом, включая перекусы, телефонные разговоры, общение с коллегами не по делу и т.д.

3. Обработка данных. Рассчитывается затраченное время на операцию, анализируется общая потеря производительности, составляются рекомендации по оптимизации рабочих процессов.

Для чего нужна фотография рабочего дня

Так как фотография рабочего времени – это способ непредвзятой оценки, как человек проводит время на работе за день, то эта методика позволяет организации:

• выявить продуктивность сотрудника на основе фактических временных затрат на работу и отдых;
• проанализировать причины невыполнения плана и устранить проблемы;
• освободить кадры от лишних операций;
• принять решение о расширении штата или сокращении специалистов;
• внедрить новые нормативы для повышения эффективности;
• улучшить систему поощрений и взысканий;
• понять истинные взаимоотношения между отделами;
• наладить дисциплину на рабочих местах.

ФРВ используют на всех видах предприятий – от малого бизнеса до крупных холдингов. Этот способ не подходит для постоянного контроля за деятельностью трудящихся, его обычно используют несколько раз в год, чтобы выявить утечку времени, нейтрализовать причины и оптимизировать график.

Чем отличается хронометраж от фотографии рабочего дня

Хронометраж рабочего времени (ХРВ) – это способ анализа временных затрат сотрудников на повторяющиеся действия в течение установленного периода. На первый взгляд может показаться, что особых различий между методами нет, но это не так.

Основные отличия:

1. При ФРВ исследуют всю деятельность сотрудника без исключений в течение смены, а в ХРВ фиксируют временные затраты на конкретную задачу за разные промежутки (день/неделя/месяц/квартал).

2. В хронометраже рабочего времени порядок проведения исследования может быть неофициальным, его может инициировать сам сотрудник. То есть, как вести и где записывать, что фиксировать и каким способом анализировать данные определяется самовольно. В то время как ФРД – строго регламентированная форма/табель наблюдения с официальными подписями инициаторов и ответственных. Ими обычно выступает работодатель, HR-отдел, экономический блок и т.д.

То есть, в методе фотографии рабочего времени на высшем уровне определяется, кто делает исследование и по какой форме. А хронометраж – это относительно свободная процедура, изучающая конкретные временные затраты на одну операцию.

Автоматизация процесса: как получить фотографию рабочего дня

Составлять и вести табель вручную – трудоемкая и бюджетно-затратная процедура, которая обоснована только среди людей, работающих на производстве. Многие действия офисного штата экспертный наблюдатель оценить не в состоянии. Например, для создания фотографии рабочего времени бухгалтера не всегда удается определить со стороны, сотрудник работал с документами или всё-таки каждые 15 минут переключался на чтение ленты социальных сетей. Поэтому для решения таких проблем наблюдения процесс автоматизируют.

ОфисМЕТРИКА – это программа для учета времени, потраченного человеком за компьютером и формирования моментальных детальных отчетов для руководителей. С внедрением этого ПО вы облегчаете процедуру исследования и нивелируете ошибки, вызванные человеческим фактором.

Интерфейс программы ОфисМЕТРИКА

Чем поможет ОфисМЕТРИКА:

• отслеживать начало и конец работы, перекуры, обеденные перерывы, что приведет к улучшению самодисциплины и организованности персонала;
• составить поминутный график рабочего дня – учет количества выполненных операций и временных затрат, сколько работал, а сколько развлекался в сети;
• узнать на каких веб-сайтах проводит рабочие часы конкретный работник;
• оценить среднее время выполнения рутинных дел и трудоемкость конкретных проектов;
• рассчитать финансовые потери от нерационально используемых часов за ПК;
• контролировать сохранность конфиденциальной информации за счет функции, которая информирует о создании скриншотов;
• собрать подробную статистику в таблицах с графиками для принятия кадровых решений;
• не нарушать права сотрудников при автоматизации, потому что ПО не регистрирует конфиденциальность переписок и действий на сайтах;
• обеспечивать безопасность данных, вся информация хранится в пределах вашей локальной сети.

Примеры фотографий рабочего дня

Стандарт фотографии рабочего дня создается в виде таблицы Excel и включает в себя следующие кадровые данные:

• дата и организация;
• подразделение, отдел;
• должность и ФИО наблюдаемого;
• ФИО нормативщика;
• наименование выполненной работы;
• начало и окончание дела, затраченное время;
• вид рабочего времени – подготовительное, вспомогательное, основное, случайное, перерывы, надобности и т.д.;
• примечание, дополнительные комментарии.

Ниже заполненной таблицы вносят результаты проверки. Указывают общие временные затраты на подготовку и завершение дел, количество перекуров, обеденного перерыва, объем выполненных задач. После бланк должен подписать сам сотрудник, а затем – руководство.

Пример бланка фотографии рабочего времени

Пример шапки таблицы

Как говорилось ранее, подобные бланки будут полезны для оценки работоспособности людей, которые не сидят за компьютерами. Поэтому их создают в цифровом или бумажном варианте в виде таблицы, которую заполняет нормативщик. В конце подводят итог, на основе которого начальство принимает решения об оптимизации.

Пример итогов исследования в конце таблицы

Пример автоматической фотографии рабочего дня

Детальный анализ рабочего дня во вкладке «Хронометраж»

Автоматическая фотография – это удобный инструмент для офисных предприятий. Во-первых, на показатели не влияет человеческий фактор – программе не нужны перерывы, поэтому она зафиксирует все необходимые действия работника с минутной точностью. Во-вторых, ОфисМЕТРИКА считает непродуктивное количество часов, показывает домены посещаемых сайтов, может вести общий табель подразделений и рисовать наглядные диаграммы.

Помимо этого, она обеспечивает безопасность компании от утечки конфиденциальных данных, никак не нарушает права работников и помогает начальству собирать статистику без привлечения нормативщиков.

Заключение

Мы разобрались, что фотография рабочего времени – важное исследовательское мероприятие для оценки эффективности распределения трудовых часов персоналом. Оно отличается от ХРВ тем, что инициируется отделом кадров или вышестоящим руководством по стандартизированному табелю и анализирует все без исключений действия сотрудников в течение одной смены.

Процедура проводится в три этапа – подготовка, наблюдение, отчетность. Именно в первом шаге проводится интервью с начальством, согласовывается вид бланка и фотографии, устанавливаются сроки. ФРБ бывает трех видов – индивидуальная, групповая и самофотография. Последний заполняется сотрудником самостоятельно, но такой отчет рискует быть предвзятым и иметь погрешности.

Наиболее удобная форма изучения рабочего времени в офисах – автоматизация процесса. Для этого не требуется привлекать сторонних экспертов, достаточно лишь установить программу ОфисМЕТРИКА. Она соберет высокоточные необходимые данные, обезопасит компанию от утечек данных и обеспечит конфиденциальность персонала. На основе автоматизированных отчетов руководители смогут принимать обоснованные решения о кадровых изменениях, решить проблемы с опозданиями и отвлечениями, а также мотивировать сотрудников работать продуктивнее.