Обзор систем учёта рабочего времени сотрудников

Системы учёта рабочего времени сотрудников — это сервисы, с помощью которых бизнес может отслеживать продуктивность персонала. Они помогают понять, какие задачи отнимают у людей больше всего времени и какие факторы отвлекают от работы. Такие программы полезны и самим сотрудникам — когда человек чувствует, что его контролируют, он лучше концентрируется и быстрее справляется с задачами. Это позволяет ему расти профессионально и достигать успехов в карьере.

На какие критерии стоит обратить внимание при выборе
программы учета рабочего времени

Программы учета рабочего времени должны быть несложными, чтобы ваш отдел кадров и сами сотрудники справлялись с ними, не дергая техподдержку. Лучше, если управление и отчеты будут на русском языке. Тайм-трекеры для контроля рабочего времени сотрудников стоит использовать автоматические. Они запускаются, когда пользователь включает компьютер. Это позволяет не потерять из виду часы, в которые человек работал, и поможет дать справедливую оценку его эффективности.

Для малых и средних по масштабу предприятий логично будет воспользоваться недорогим софтом, чтобы расходы на установку не пошли в ущерб. Почти все программы, о которых мы рассказываем в статье, подходят таким компаниям — они имеют демо-период или могут работать полностью бесплатно. Только два приложения требуют купить ключ сразу — их мы отнесли в конец ТОПа.

Рейтинг систем учёта рабочего времени

В рейтинг вошел лучший лицензионный софт для мониторинга рабочих процессов. Первые позиции заняли программы от отечественных разработчиков, которые по функционалу не уступают своим зарубежным аналогам, а в отдельных случаях вовсе превосходят их.

ОфисМЕТРИКА

Простая и безопасная программа для учета рабочего времени от разработчиков из Ярославля. Позволяет отслеживать, когда и чем занимаются сотрудники — сколько времени тратят на работу, а сколько — на соцсети и мессенджеры. ОфисМЕТРИКА покажет, какие сайты они посещают, вовремя ли приходят на смену или с обеда. Данные выгружаются в виде графиков и диаграмм. Доступ к подробным отчетам есть только у администратора, но собственную выработку может посмотреть любой сотрудник.

Преимущества:

• повышает эффективность исполнителей, улучшает дисциплину;
• делает скриншоты рабочих столов с определенным интервалом;
• легко устанавливается и не требует особых знаний, чтобы пользоваться;
• отчетность хранится на сервере клиента — программа «не видит» данных компании;
• гибкая система тарифов для организаций разного масштаба.

Возможности бесплатной версии:

• 10 дней тестирования бесплатно;
• работают все функции без ограничений;
• время и продуктивность считаются автоматически;
• настраиваемые параметры для отдельных сотрудников и по отделам;
• таблицы и графики отчетности.

Инсайдер

Еще одна отечественная система для мониторинга персонала. Помогает учитывать рабочее время, отслеживать перерывы и фиксировать нарушения. Отображает количество продуктивных и непродуктивных часов по сотрудникам, а также время, в которое они отвлекались. Собирает данные об опозданиях и ранних уходах. Проинформирует, если пользователь запускает нежелательные приложения.

Преимущества:

• делает снимки экрана в течение рабочего дня;
• удобная система анализа эффективности;
• встроен кейлоггер — программа, которая записывает нажатия клавиатуры;
• можно отслеживать общую продуктивность отдела по дням недели;
• есть мобильная версия.

Возможности бесплатной версии:

• 14 дней тестового периода;
• подключение до 5 компьютеров;
• работают все базовые функции;
• доступ к отчетам и скриншотам.

Crocotime

Счетчик рабочего времени, который состоит из двух компонентов. На ПК руководителя или HR-специалиста устанавливается серверный клиент, а на компьютеры исполнителей приложения-агенты. Сервер работает через веб-интерфейс, поэтому следить за статистикой компании можно с любого устройства, в том числе мобильного. Crocotime покажет, какое время сотрудник был занят работой, какие сайты посещал. Если мышь или клавиатура не были активны 5 минут, запишет как паузу в работе.

Преимущества:

• собирает данные по активности отдельных пользователей или целых отделов;
• составляет графики производительности по дням недели;
• посчитает, сколько времени тратится на выполнение отдельных задач;
• может работать в облаке или по локальной сети.

Возможности бесплатной версии:

• 14 дней на тест;
• без ограничений.

Kickidler

Кроссплатформенное приложение для учета рабочего времени. Данные о производительности фиксируются стандартно — в виде графиков и диаграмм. Если на компьютере нет активности, приложение подсчитает, как долго работника не было на месте. В случае нарушений — опоздания, ранние уходы — автоматически передаст сообщение об этом в систему. В отличие от большинства аналогов, через Kickidler можно видеть мониторы компании в режиме реального времени и вести запись экранов.

Преимущества:

• несложный в управлении интерфейс;
• отправка ежедневных отчетов на электронную почту;
• можно выставлять рабочие графики с учетом отпусков;
• индивидуальные настройки для тех, чья деятельность отличается.

Возможности бесплатной версии:

• первые 7 дней без ограничений функционала;
• через неделю остаётся слежение только за 1 монитором;
• прямая трансляция экрана-агента;
• интегрирован кейлоггер.

StaffCounter

Программа помогает анализировать эффективность команды, выявлять лучших сотрудников и при необходимости перераспределять нагрузку. Имеет встроенный трекер рабочего времени, который отмечает начало и конец дня, подсчитывает паузы, опоздания и переработки. Если пользователь провел в соцсетях или играх больше половины дня, вечером менеджеру придет об этом уведомление на электронную почту. Такое же письмо появится, если кто-то не вышел на работу.

Преимущества:

• настройка интервалов скриншотинга;
• съемка фото с веб-камеры и аудиослежение;
• контроль за корпоративными смартфонами;
• данные защищены сквозным шифрованием;
• можно записывать заголовки открытых вкладок.

Возможности бесплатной версии:

• 15 дней теста пакета Standard;
• табель рабочего времени;
• журнал использованных сайтов и приложений;
• история хранится 40 дней.

Bitcop

Программа для контроля сотрудников, которую можно интегрировать в другие службы. Bitcop подключается к IP-телефонии и Skype, системам доступа по отпечатку пальца, корпоративным календарям и так далее. Это позволяет контролировать деятельность организации еще точнее.

Преимущества:

• удобное управление на русском языке;
• подходит для предприятий любой численности;
• можно удаленно и в скрытом режиме установить отслеживающий агент;
• уведомления о нарушениях приходят мгновенно.

Возможности бесплатной версии:

• работает бессрочно;
• подключение одного компьютера;
• управление и отчетность находятся в облаке;
• все базовые функции, но без скриншотов и кейлоггера.

Time Doctor

В этой системе учёта рабочего времени сотрудников контроль ведется каждую секунду. Благодаря тому, что программа не делает «задержек», начало рабочего дня фиксируется сразу. Так персонал не накапливает переработок и может быть уверен, что каждое усилие не напрасно. Компании, которые работают на аутсорсе, могут делиться доступом к Time Doctor со своими клиентами, чтобы те видели, как продвигается работа. При этом каждый клиент видит только свой проект.

Преимущества:

• стильный и хорошо читаемый интерфейс;
• отчеты можно фильтровать и настраивать под себя;
• скриншоты делаются, но на время обеда стоят на паузе;
• можно делиться с сотрудниками их отчетами;
• есть мобильное приложение.

Возможности бесплатной версии:

• 14 дней пробного периода;
• просмотр задач и рабочего времени, без отчетов.

Workly

Может использоваться как бесплатная программа контроля работы сотрудников. Управление системой ведется с мобильных устройств — планшета или смартфона на Android или iOS. Десктопной версии нет. Программа работает в режиме реального времени и составляет отчеты для каждого исполнителя индивидуально. В них можно вносить коррективы, если человек заболел или уходит в отпуск.

Преимущества:

• пользователь запускает приложение по биометрии — технологии распознавания лиц;
• для руководителей и линейного персонала можно настраивать разные уровни доступа;
• использует геолокацию — работает только в пределах заданного радиуса;
• отправляет уведомления о прогулах и опозданиях.

Возможности бесплатной версии:

• нет ограничений по времени использования;
• до 20 человек в команде;
• учитывает время прихода/ухода/перерыва.

Hubstaff

Кроссплатформенное приложение — есть бесплатные версии для ПК, мобильных и для работы в браузере. Со смартфона можно определять местоположение человека, находящегося в системе, и таким образом планировать маршруты, просматривать движение выездных бригад.

Преимущества:

• видно, если человек покидает контрольную геозону;
• можно автоматически выставлять клиентам счета на почасовую оплату;
• формирование платежных ведомостей и отправка прямо из Hubstaff;
• интеграция с PayPal, CRM-системами;
• собственный рекрутинговый сервис (вроде hh.ru).

Возможности бесплатной версии:

• только для одного пользователя;
• настройка расписания, таймер;
• ограниченное количество скриншотов и суточных отчетов.

FaceTimer

Удобная программа для бизнеса, у которого торговые точки находятся в разных частях города. Если пользователь меняет геолокацию, FaceTimer сообщит о его выходе из одного магазина и появлении в другом. Приложение использует нейросеть, которая считывает лица и автоматически отправляет статусы в систему. Может работать как десктоп или как веб-сервис.

Преимущества:

• данные хранятся в Yandex Cloud, собственный сервер не нужен;
• оперативная техподдержка по e-mail, телефону и в Telegram;
• распознает лица даже при низком качестве фотографий;
• сохраняет информацию обо всех геометках.

Возможности бесплатной версии:

• месяц пробного периода;
• обработка нераспознанных снимков живым оператором;
• возможность планировать перемещения персонала.

DeskTime

Эта бесплатная программа срабатывает автоматически, когда компьютер включается и выключается. С момента входа пользователя в систему запускается тайм-трекер, который будет отслеживать URL-адреса, записывать названия открытых приложений и документов. Есть режим автономной работы, чтобы добавлять фактически отработанные часы вручную.

Преимущества:

• функция выставления счетов для клиентов компании;
• можно увидеть, сколько часов команда потратила на конкретный проект;
• для разных задач можно назначать отдельных исполнителей;
• есть мобильное приложение.

Возможности бесплатной версии:

• автоматический тайм-трекер;
• мобильная версия для iOS и Android;
• запись названий посещенных страниц и открытых приложений;
• подсчет времени, проведенного на сайте.

ActivTrak

Приложение для контроля сотрудников на рабочем месте действует деликатно и не нарушает личных границ. Не мониторит нажатия клавиш и почту, не следит за телефонами и не ведет видеонаблюдение. В остальном все стандартно: есть сбор аналитики, отчеты о производительности и встроенный таймер.

Преимущества:

• работает на основе культуры доверия;
• помогает рассчитать уровень концентрации пользователя;
• еженедельные отчеты для каждого из коллег;
• определение лучших исполнителей задач.

Возможности бесплатной версии:

• подключение до 3 пользователей;
• в истории сохраняются данные за последние 30 дней;
• мониторинг активности и отчеты;
• круглосуточный доступ к онлайн-учебнику;
• уведомления по электронной почте.

Scrin.io

Еще одна этически настроенная программа, которая не шпионит за каждым движением, а помогает командам грамотно выстраивать рабочие процессы. Пользователи могут просматривать и удалять данные, которые были от них получены. Кейлоггинга нет, а скриншоты можно отключить.

Преимущества:

• информация о деятельности поступает от исполнителей добровольно;
• диаграммы и табель учета рабочего времени можно выгружать в Exel;
• email-рассылку отчетов легко сделать автоматической;
• может работать без доступа к интернету.

Возможности бесплатной версии:

• до 3 подключенных компьютеров;
• 3 снимка экрана в час;
• трекинг занятости персонала;
• история хранится 14 дней.

MoyGrafik

Простой способ отслеживать, когда сотрудники появляются на работе и когда покидают офис. Смартфон или планшет с установленным приложением размещают на КПП или на ресепшн. При входе пользователь становится перед камерой, срабатывает распознавание лица, статус активности пользователя автоматически меняется на «Пришел».

Преимущества:

• подходит для устройств любой мощности, нужна только качественная камера;
• несоблюдение расписания подсвечивается красным цветом;
• моментальные уведомления об изменении статуса «Пришел»/«Ушел».

Бесплатной версии нет.

Namely

Это целая кадровая система, чем просто программа для учета времени работы за компьютером. Namely помогает адаптироваться новым сотрудникам, поддерживает мотивацию персонала и проводит аналитику эффективности команд. Она собирает данные о времени и скорости выполнения задач и присылает уведомления, если производительность падает. Работает только на английском языке.

Преимущества:

• уведомляет о прогулах, опозданиях и прочих нарушениях;
• работает на компьютере, телефоне и смарт-часах;
• можно расставить задачи по важности.

Бесплатной версии нет.

На чем остановиться

Используйте программу, которая будет доступна и понятна всем — и руководителю, и HR, и бухгалтеру, и линейному сотруднику. Этичнее брать софт без видеонаблюдения и аудиослежения — люди должны свободно говорить и выглядеть так, как им хочется, особенно если работают удаленно. Ведь если задачи выполняются вовремя, какая разница, что происходит вокруг? Так создается комфортная рабочая среда, в которой никто ни за кем не шпионит, а продуктивное/непродуктивное время может отслеживать каждый.

Именно поэтому мы вынесли ОфисМЕТРИКу на первое место. Она работает на русском языке, имеет простое меню, не перехватывает пароли и данные карт, а также не копирует отчеты, оставляя все на сервере клиента. Это делает ее комфортной в использовании для сотрудников всех уровней.